# Un hébergement o2switch pour un office notarial soumis à conservation légale

> Trente ans de conservation pour certains actes notariés : l'architecture de sauvegarde retenue sur un hébergement o2switch pour tenir ce délai sans y penser chaque mois.

- Auteur : Clément Hadrot
- Publié le : 2024-06-25
- Mis à jour le : 2024-06-25
- Catégorie : Outils & workflow
- URL : https://wpmoderne.dev.wordpress-developpement.fr/outils/o2switch-office-notarial-conservation-legale/

## L’essentiel

- Rétention différenciée selon la nature du document conservé
- Sauvegardes o2switch complétées par une copie externalisée indépendante
- Vérification de restauration programmée plutôt que supposée fonctionnelle

Trente ans : c'est la durée de conservation qui s'applique à certains actes notariés en droit français, un délai qui dépasse largement la durée de vie d'un serveur, d'un hébergeur ou même d'une carrière professionnelle. Concevoir l'architecture de sauvegarde du site vitrine et de l'espace client d'un office notarial autour de ce chiffre change complètement la façon de raisonner un plan de sauvegarde habituel.

Le site en question, hébergé chez o2switch, ne stocke pas les actes eux-mêmes — ceux-ci relèvent d'un système d'archivage notarial spécifique et réglementé, hors du périmètre WordPress. Mais l'espace client du site conserve des documents intermédiaires (formulaires de rendez-vous, échanges de pièces justificatives, historique de correspondance) dont la durée de conservation doit rester cohérente avec les obligations de la profession, sans confondre le rôle du site avec celui d'un coffre-fort numérique réglementaire.

## Distinguer ce qui relève du site et ce qui n'en relève pas

La première décision d'architecture a consisté à séparer clairement deux périmètres : les données strictement web (contenus, formulaires de contact, journal de connexion) gérées par la sauvegarde du site, et les actes eux-mêmes, qui suivent une chaîne de conservation notariale entièrement distincte, indépendante de l'hébergement WordPress. Cette distinction évite de faire porter au site des obligations qui ne le concernent pas, tout en clarifiant ce qui doit malgré tout être conservé plus longtemps que la durée habituelle d'un site vitrine classique.

## Une rétention différenciée selon la nature du document

Plutôt qu'une politique de sauvegarde unique, l'architecture retenue distingue trois niveaux de rétention selon la nature des données présentes sur le site :

```
site-notaire/
├── contenu-public/         → rétention standard (30 jours glissants)
├── formulaires-clients/    → rétention longue (5 ans, archivage externalisé)
└── journal-acces-espace/   → rétention réglementaire (durée alignée sur les obligations
                               professionnelles de l'office, hors périmètre WordPress)
```

Cette séparation se traduit concrètement par des jobs de sauvegarde distincts : la sauvegarde quotidienne standard d'o2switch couvre l'ensemble du site pour la restauration rapide en cas d'incident technique, tandis qu'une exportation mensuelle des formulaires clients est archivée séparément, hors de l'hébergement principal, pour répondre à un horizon de conservation plus long que ce que propose une offre d'hébergement mutualisée classique.

> L'essentiel à retenir : Rétention différenciée selon la nature du document conservé ; Sauvegardes o2switch complétées par une copie externalisée indépendante ; Vérification de restauration programmée plutôt que supposée fonctionnelle

## Ce que couvre la sauvegarde o2switch, et ses limites

L'offre d'hébergement mutualisé d'o2switch inclut des sauvegardes régulières des fichiers et de la base de données, accessibles depuis l'espace client de l'hébergeur. Ces sauvegardes couvrent bien le besoin de restauration rapide après un incident (erreur de mise à jour, corruption de base), mais leur profondeur d'historique reste limitée à quelques semaines, ce qui ne suffit pas à couvrir un horizon de conservation de plusieurs années sur les documents qui l'exigent.

## La copie externalisée, indépendante de l'hébergeur

Pour les formulaires clients à rétention longue, une exportation mensuelle automatisée via `wp db export` couplée à une synchronisation vers un stockage distinct de l'hébergement principal complète le dispositif. L'indépendance de ce second stockage vis-à-vis de l'hébergeur est un choix délibéré : en cas de défaillance ou de résiliation chez o2switch, l'office conserve un accès direct à cette copie sans dépendre d'une récupération d'urgence auprès de l'hébergeur.

- Export mensuel programmé de la base de données et des fichiers concernés
- Stockage indépendant de l'hébergement principal, avec accès direct de l'office
- Journal des exports conservé pour prouver la régularité de la démarche en cas de contrôle

## Vérifier la restauration plutôt que la supposer

Une sauvegarde jamais testée n'est qu'une hypothèse. Un test de restauration semestriel, effectué sur un environnement de test isolé plutôt que directement sur le site en production, confirme que les fichiers exportés sont réellement exploitables et que la procédure de restauration ne repose pas uniquement sur la mémoire de la personne qui l'a mise en place à l'origine.

> Une politique de sauvegarde qui n'a jamais été testée en restauration n'est qu'une intention ; seule une restauration réussie transforme cette intention en garantie.

## En résumé

L'architecture retenue pour cet office notarial ne remplace pas les obligations réglementaires propres à la profession, mais elle évite de faire reposer une conservation de plusieurs années sur la seule sauvegarde standard d'un hébergement mutualisé, pensée pour un besoin bien plus court. Séparer les niveaux de rétention selon la nature du document, et tester la restauration régulièrement, reste la base la plus solide, indépendamment de la question de la signature électronique des actes eux-mêmes, qui relève d'un dispositif entièrement séparé.