Un document qui énumère les fonctions autorisées à un agent ressemble à une notice technique : il indique ce qui est possible, rarement ce qui doit se produire quand une situation imprévue se présente. Une fiche de poste, à l’inverse, oblige à répondre à des questions qu’une simple liste de fonctions n’impose jamais de poser.
Ce texte compare les deux formats de documentation à partir de leur usage concret sur un agent chargé du tri de courriers entrants pour un service administratif. Il ne traite pas du contenu détaillé d’un fichier de type AGENTS.md, déjà abordé ailleurs sur ce blog dans un cadre plus technique.
Ce qu’une liste de fonctions autorisées documente, et ce qu’elle omet
La documentation initiale de cet agent se limitait à une liste des outils qu’il pouvait appeler : classer_courrier, transferer_service, archiver_courrier. Cette liste répondait correctement à une question précise, celle des capacités techniques disponibles, mais restait muette sur une question tout aussi importante : que doit faire l’agent face à un courrier qui ne correspond à aucune catégorie prévue par ces trois outils ?
Ce que le format de fiche de poste impose de formuler
En reprenant cette documentation sous la forme d’une fiche de poste classique, structurée autour de trois rubriques, rôle, limites et escalade, l’équipe a dû répondre explicitement à des questions restées jusque-là implicites, voire jamais posées.
Rôle
« Trie les courriers entrants numérisés selon leur nature, et les oriente vers le service compétent. » Cette phrase, simple en apparence, a nécessité de préciser un point qui n’apparaissait dans aucun document technique existant : l’agent ne décide jamais du contenu de la réponse à apporter à un courrier, seulement de son orientation vers le bon service.
Limites
« Ne traite jamais un courrier mentionnant une procédure judiciaire en cours, un mineur, ou un contenu manifestement urgent. » Formuler cette rubrique a révélé qu’aucune règle explicite n’existait auparavant pour ces cas, alors que la liste des fonctions autorisées suggérait, par son silence, qu’ils étaient couverts comme les autres.
Escalade
« Tout courrier ne correspondant à aucune catégorie prévue, ou relevant d’une limite ci-dessus, est transféré à une personne du service courrier avec la mention explicite du motif de transfert. » Cette rubrique a obligé l’équipe à désigner nommément la personne destinataire de cette escalade, un point resté vague jusque-là.
- Une fiche de poste impose de nommer une personne d’escalade, jamais une simple règle abstraite de renvoi.
- Les limites formulées explicitement révèlent souvent des cas jamais traités par la documentation technique existante.
- Le rôle formulé en une phrase clarifie ce que l’agent ne décide jamais, pas seulement ce qu’il fait.
Ce que ce changement de format a modifié en pratique
Au-delà de la documentation elle-même, la rédaction de cette fiche de poste a changé les questions posées lors de l’ajout d’une nouvelle fonctionnalité à l’agent : chaque nouvel outil proposé est désormais confronté aux trois rubriques existantes avant son ajout, pour vérifier s’il élargit le rôle décrit, s’il touche une limite déjà posée, ou s’il crée un nouveau cas d’escalade à formuler explicitement.
| Rubrique | Liste de fonctions | Fiche de poste |
|---|---|---|
| Ce que l’agent peut faire | Couvert | Couvert |
| Ce que l’agent ne doit jamais faire | Absent le plus souvent | Formulé explicitement |
| Qui contacter en cas de situation imprévue | Absent | Nommé explicitement |
Une liste de fonctions répond à la question « que peut-il faire ? ». Une fiche de poste répond en plus à celle qui compte le jour où quelque chose sort du cadre prévu : « vers qui se tourner ? ».
Les limites de cette comparaison
Ce changement de format ne modifie rien au comportement technique de l’agent lui-même : il reste une pratique de documentation, pas un mécanisme de contrôle. Rien n’empêche techniquement un agent mal conçu de sortir du cadre décrit dans sa fiche de poste, exactement comme rien n’empêche un collègue humain de ne pas suivre une fiche de poste écrite sur le papier. La valeur de cet exercice réside dans les questions qu’il oblige l’équipe à se poser en amont, pas dans une garantie de comportement.
En résumé
Documenter un agent IA comme une fiche de poste, avec un rôle, des limites explicites et une escalade nommée, oblige à formuler des questions qu’une simple liste de fonctions autorisées laisse implicites. Ce format ne remplace aucun contrôle technique existant, mais il révèle souvent des angles morts que la documentation purement technique n’avait jamais mis en évidence.
